3 Sai lầm thường gặp khiến quản lý nhà thuốc kém hiệu quả

Quản lý nhà thuốc không chỉ đơn giản là quản lý hàng hóa.  Bài viết này sẽ tổng hợp những sai lầm trong quản lý nhà thuốc thường gặp. Bên cạnh đó sẽ bàn luận về việc ứng dụng công nghệ giúp quý dược sĩ tối ưu khâu quản lý và nâng cao doanh thu.

Tầm vai trò của quy trình quản lý nhà thuốc 

Khi xem xét bối cảnh nhà thuốc hiện đại, ta nhận thấy nhiều thay đổi. Thế giới đang chuyển mình mạnh mẽ với sự phát triển công nghệ. Cạnh tranh trong ngành dược phẩm ngày càng gắt gao và thói quen mua thuốc của khách hàng cũng thay đổi rất nhiều. 

Ngày nay, khách hàng đặt ra yêu cầu cao hơn. Họ muốn trải nghiệm mua hàng nhanh chóng và dễ dàng. Nhà thuốc cần cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu không, họ sẽ dễ dàng bị vượt mặt bởi đối thủ. 

Top 3 sai lầm trong quản lý nhà thuốc hay gặp 

Sai lầm đầu tiên: Thiếu quy trình làm việc rõ ràng 

Nhiều nhà thuốc hoạt động vài năm nhưng thậm chí còn chưa xây dựng quy trình làm việc đồng bộ. Điều này dẫn đến việc nhân viên không biết cách xử lý công việc. Mỗi người làm theo cách riêng của mình. Từ đó, sự thiếu nhất quán trong phục vụ khách hàng diễn ra. 

Sai lầm này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Nó còn khiến nhân viên cảm thấy mông lung trong công việc. Khách hàng sẽ hiếm khi quay lại những nhà thuốc thiếu quy trình chuẩn. Nhân viên cũng sẽ thường xuyên thay đổi khiến chủ nhà thuốc lại tốn thời gian training nhân viên từ đầu. 

Sai lầm thứ hai: Bảo thủ và không ứng dụng công nghệ 

Việc không áp dụng công nghệ là một thiếu sót lớn. Nhiều dược sĩ vẫn bảo thủ sử dụng cách quản lý thủ công. Họ ghi chép bằng Excel (hoặc thậm chí là sổ tay giấy) mà không có phần mềm quản lý. Điều này gây khó khăn trong kiểm soát hàng tồn kho và doanh thu. 

Công nghệ giúp quản lý thông tin khách hàng tốt hơn. Đặc biệt, phần mềm quản lý nhà thuốc hiện đại rất hữu ích. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Từ đó quý nhà thuốc có thể tập trung cải thiện chất lượng chăm sóc khách hàng. 

Sai lầm thứ ba: Không có quy trình xử lý khiếu nại 

Đa số nhà thuốc sẽ quan tâm đến quy trình chăm sóc khách hàng mới. Tuy nhiên, việc xử lý vấn đề khách hàng đã mua thuốc gặp phải không kém phần quan trọng. 

Khi khách hàng có khiếu nại, họ không biết tìm ai để phản ánh. Tệ hơn một số nơi có Fanpage chăm sóc khách hàng nhưng khi khách nhắn hỏi thì không ai trả lời. Cả 2 trường hợp đều mang lại cảm giác không được tôn trọng. Hậu quả là khách hàng sẽ tìm đến nhà thuốc khác.  

Hậu quả của việc quản lý nhà thuốc kém 

Mất doanh thu  

Doanh thu có thể sụt giảm nhanh chóng do 2 yếu tố bên ngoài và bên trong: 

• Yếu tố bên ngoài: Khách hàng không hài lòng với sự thiếu chuyên nghiệp của nhân viên. Họ cảm thấy điều này thông qua quy trình làm việc lộn xộn, vô tổ chức và phản hồi chậm trễ.  

• Yếu tố bên trong: Thiếu quy trình quản lý thì khó kiểm soát được hàng tồn kho dẫn đến tình trạng thiếu hàng, mất hàng. Nhân viên thì làm việc trong mơ hồ dẫn đến tỉ lệ xin nghỉ việc tăng. Chủ nhà thuốc phải mất nhiều thời gian phát triển nhân sự mới.   

Mất uy tín 

Uy tín nhà thuốc có thể bị xói mòn nếu dịch vụ kém. Khách hàng và thậm chí là nhân viên cũ sẽ lan truyền trải nghiệm xấu, gây ảnh hưởng đến thương hiệu. Một nhà thuốc mất uy tín sẽ rất khó để phục hồi. 

Làm sao để quản lý nhà thuốc hiệu quả 

Áp dụng quy trình làm việc chuẩn 

Cần xây dựng quy trình làm việc rõ ràng. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận công việc. Nhân viên sẽ biết cách phục vụ khách hàng một cách đồng bộ. Sau đây là 5 bước xây dựng quy trình làm việc của nhân viên tại nhà thuốc: 

• Bước 1: Xác định mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí nhân viên. 

• Bước 2: Phân công trách nhiệm rõ ràng, minh bạch hóa công việc. 

• Bước 3: Xây dựng quy trình chi tiết, hướng dẫn từng bước công việc. 

• Bước 4: Đào tạo nhân viên thường xuyên để nâng cao kỹ năng và kiến thức. 

• Bước 5: Giám sát, thu thập phản hồi và cải tiến quy trình liên tục. 

Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc 

Sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc như phần mềm VNPT, Viettel PMS,… mang lại nhiều lợi ích. Phần mềm giúp theo dõi hàng tồn kho hiệu quả hơn. Dược sĩ dễ dàng kiểm soát doanh thu và thông tin khách hàng. 

Thông qua đó, quý dược sĩ không còn phải ghi chép thủ công. Hơn nữa, phần mềm còn cho phép báo cáo chi tiết. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho quản lý. 

Đào tạo và nâng cao nhận thức nhân viên

Cập nhật các thông tin chuyên ngành mới, tạo điều kiện để nhân viên học tập liên tục. Khi có kiến thức tốt , họ sẽ tự tin hơn. Khách hàng sẽ cảm nhận được sự chuyên nghiệp trong dịch vụ. Từ đó, nhà thuốc sẽ duy trì được lượng khách hàng ổn định. 

Với những cải tiến như vậy, sự cạnh tranh sẽ trở nên tốt hơn. Các nhà thuốc cần chủ động tìm kiếm khách hàng. Đừng nên thụ động trong kỷ nguyên số.   

MKT Pharma – đơn vị chuyên phân phối sản phẩm dược phẩm uy tín. Hy vọng thông tin trên hữu ích cho bạn. Nếu cần liên hệ hợp tác, hãy gọi ngay qua hotline 078.9999.007.